Почему важно откладывать дела и не перегружаться
Откладывание дел, говорит психолог Мария Леконцева, позволяет нам не перегружаться и не испытывать стресс. Когда мы берем на себя слишком много задач и пытаемся справиться со всеми сразу, мы рискуем выгореть и потерять мотивацию.
«Под откладыванием я предлагаю понимать распределение времени и планирования дел без чрезмерных нагрузок. Откладывание дел помогает нам планировать свое время, устанавливать приоритеты и эффективно распределять свои ресурсы».
Кроме того, говорит Мария, откладывание дел позволяет нам сосредотачиваться на одной задаче и доводить ее до конца, а не отвлекаться на постоянно накапливающиеся задания. Так мы можем чувствовать себя более уверенно, продуктивно и счастливо.
К прочтению на эту тему психолог рекомендует следующие книги:
-
«Прокрастинация. Первая помощь» Тани Ван Эссен и Хенри Шувенбурга
-
«Метод помидора. Управление временем, вдохновением и концентрацией» Франческо Чирилло
-
Также есть приложение для смартфонов «Помодоро»
Как найти баланс между потоком дел и отдыхом
Нахождение баланса между потоком дел и отдыхом, считает психолог, зависит от индивидуальных предпочтений, обстоятельств и потребностей. Однако есть несколько общих рекомендаций, которые могут помочь в этом:
-
Планирование времени. Определите, сколько времени вы хотите уделять работе и сколько – для отдыха. Создайте еженедельный график или список задач, чтобы управлять временем более эффективно.
-
Установите приоритеты. Определите самые важные задачи, которым нужно уделить больше внимания, и сконцентрируйтесь на их выполнении.
-
Регулярные перерывы. Именно на них ориентируется метод помидора (подробное описание – далее). Не забывайте делать перерывы в работе, чтобы отдохнуть и восстановить энергию. Рекомендуется делать короткие перерывы каждый час и длинные – после каждых 2-3 часов работы.
-
Занимайтесь спортом. Физическая активность помогает снизить стресс, улучшить настроение и повысить продуктивность. Регулярные тренировки также способствуют улучшению физического и психического здоровья.
-
Научитесь говорить «нет». Не берите на себя слишком много задач, если чувствуете, что уже перегружены. Умение отказывать и защищать свое время – важный навык.
-
Практикуйте медитацию и дыхательные техники. Это помогает снять стресс, улучшить концентрацию и успокоить ум.
Следуя этим советам, говорит Мария, вы сможете найти баланс между работой и отдыхом, сохранить свою энергию и продуктивность на долгосрочной основе.
Анжелика Кожемякина выделила специальные техники, которые помогут эффективно справиться с поставленными задачами и избежать прокрастинации:
1) Матрица Эйзенхауэра
Помогает расставить задачи по приоритету, понять, с чего начать. Суть метода: необходимо разделить задачи на 4 категории по срочности и важности:
• срочные и важные
• срочные, но не важные
• не срочные, но важные
• не срочные и не важные
Начать стоит с того, что срочное и важное, затем приступить к срочным, но менее важным делам. Потом – закрыть не срочные, но важные задачи. Не срочные и не важные делаются по остаточному принципу или просто не делаются.
2) Метод помидора, о котором мы уже писали выше
Этот метод помогает организовать рабочий процесс и выполнять задачи более продуктивно. Подходит для монотонной работы и выполнения задач с длинным циклом работы. Суть метода: время делится на четкие временные интервалы: для работы и отдыха. Поставьте таймер на 25 минут и в течение этого времени работайте, не отвлекаясь ни на что. Таймер пропищал – сделайте перерыв на 5 минут; через 5 минут снова заведите таймер на 25 минут и работайте. Через каждые четыре цикла делайте перерыв на полчаса. Этот метод помогает разбивать рутинную работу на несколько частей и не забывать об отдыхе в течение дня.
3) Принцип девяти дел, или принцип 1-3-5
Этот метод помогает планировать конкретный день, выстраивая иерархию задач, и выполнять все задуманное. За день нужно сделать:
• одно большое и важное дело;
• три – средних по важности и сложности;
• пять – небольших простых дел.
Подходит для тех, кто не любит ограничивать себя временными рамками и предпочитает делить задачи на категории.
Важно ли прокрастинировать?
Под прокрастинацией мы понимаем стойкое желание откладывать дела на потом. Прокрастинация, утверждает Мария Леконцева, может быть вредной привычкой, так как она приводит к стрессу, чувству вины, заниженной самооценке. Важно понимать, с чем связана прокрастинация, и стараться организовать свои дела удобным для вас способом. Однако небольшая пауза и отдых могут быть полезными для улучшения продуктивности и снижения стресса. Таким образом, важно находить баланс между работой и отдыхом, чтобы избежать вредных последствий прокрастинации.
«Work life balance – понятие относительно новое. Но я думаю, что это проблема стала актуальной по всему миру. И с этими проблемами сталкиваются многие люди, живущие в режиме многозадачности, и тогда эта часть жизни требует внимания и регулирования со стороны человека».
Лень и прокрастинация, поясняет психолог Анжелика Кожемякина, – абсолютно разные механизмы проявления психики. Прежде всего, лень – это оправдание бездействия. Ленивый человек просто пускает дело на самотек и не испытывает угрызения совести. Что же касается прокрастинации, то это защита психики от перегрузки. Человеку, подверженному прокрастинации, в любом случае необходимо действовать, он знает, что это важно, но никак не решается приступить к работе.
Анжелика рассказала, почему люди прокрастинируют:
-
неприятная и непонятная по своему характеру деятельность
-
перфекционизм
-
страх осуждения (критики)
-
страх ответственности: человек боится личной ответственности за конечный результат, при этом испытывая постоянную тревогу и стресс, что также сказывается на его эмоциональном состоянии.
«Есть ситуации, когда прокрастинация необходима. Например, когда вам поручили сложный творческий проект, для которого необходимо вдохновение. При откладывании проекта на потом у человека появляются новые интересные идеи», – считает Анжелика.
Почему важен тайм-менеджмент и как оптимально распределить дела?
Управление временем и задачами (тайм-менеджмент) – один из ключевых навыков, который позволяет человеку эффективно распределять свое время, достигать поставленных целей, улучшать свою продуктивность.
Организация дел по удобному для себя способу включает в себя следующие шаги:
-
Определите свои цели и приоритеты. Прежде чем начать распределять дела, необходимо понять, что важно для вас и на чем стоит сосредоточиться.
-
Составьте список всех задач, которые необходимо выполнить. Для этого можно воспользоваться различными инструментами: ежедневные списки дел или приложения для управления задачами.
-
Оцените сроки и время, необходимые для выполнения каждой задачи. Разбейте большие задачи на более мелкие подзадачи, чтобы упростить процесс выполнения.
-
Установите приоритеты. Выделите самые важные задачи, которые необходимо выполнить в первую очередь, и сконцентрируйтесь на их выполнении.
-
Создайте расписание. Распределите задачи по дням и часам, учитывая собственные биоритмы и привычки работы. Помните о необходимости включать в расписание время на отдых и релаксацию.
-
Оставьте время на неожиданные обстоятельства. Важно быть гибким и адаптировать свой план по мере необходимости.
-
Постоянно контролируйте свой прогресс. Оцените выполненные задачи, подумайте, что можно улучшить, и внесите изменения в свой подход при необходимости.
-
Важно помнить, что каждый человек уникален и нет универсального подхода к управлению делами. Поэтому экспериментируйте с различными методами и найдите тот способ, который наиболее удобен для вас.
К чему может привести перегруженность делами?
Перегруженность делами, говорит психолог Мария Леконцева, может привести к ряду негативных последствий:
-
Стресс и усталость. Постоянный стресс и перегрузка делами могут привести к физическому и эмоциональному истощению.
-
Ухудшение качества работы. Перегруженность делами может привести к снижению производительности, ошибкам и недостаточному качеству выполненной работы.
-
Проблемы со здоровьем. Постоянная перегруженность делами может негативно сказываться на здоровье, вызывать головные боли, проблемы со сном, пищеварением и др.
-
Отсутствие времени для личной жизни и отдыха. Перегруженность делами может лишить человека времени на отношения с близкими, хобби, отдых и саморазвитие.
-
Потеря мотивации и интереса к работе. Постоянная перегруженность делами может привести к утрате мотивации, снижению энтузиазма и ухудшению отношений с коллегами.
«В целом перегруженность делами может негативно сказываться на общем благополучии и качестве жизни человека, поэтому важно уметь эффективно управлять своим временем и задачами», – считает психолог.
В какой момент проблема откладывания дел на потом становится патологией
Патология, говорит Мария Леконцева, – это некое расстройство, которое выглядит как временное или постоянное отсутствие психологического благополучия, обусловленное неадаптивными формами поведения, реагирования на ситуации.
Проблема откладывания дел на потом становится патологией, когда это превращается в поведенческий шаблон, который серьезно влияет на жизнь человека. Это может привести к множеству негативных последствий: проблемы в работе и учебе, стресс, беспокойство, ухудшение отношений с окружающими, низкая самооценка и утрата уверенности в себе, социальная дезадаптация, апатия, депрессивное состояние.
Откладывание дел на потом в патологической форме может вызвать ухудшение физического и психического здоровья, потерю возможностей для личностного роста и развития, оказывать негативное влияние на качество жизни в целом.
«Если привычка откладывать дела на потом начинает серьезно мешать жизни человека и вызывать негативные последствия, это может считаться патологией, требующей вмешательства и изменения».