24 апреля отмечается День профессиональных административных работников - это праздник всех секретарей, помощников руководителей и референтов.
Мы узнали у представителей профессии, как можно определить настроение руководителя за несколько секунд, и каково это - быть «тенью Большого Босса»?
|
Наталья Шахматова, ассистент регионального управляющего директора сотового оператора Tele2 Удмуртии Марата Кабанова. Начинала в call-центре сотовой компании. Так как закончила факультет романо-германской филологии, стала секретарем-переводчиком (необходимая для международной компании должность), а позднее - ассистентом управляющего. О работе Важно уметь организовать себя так, чтобы твоего времени хватило и на твои дела, и на дела директора. Работа - это определенный вызов, каждое поручение - новый уровень. Недавно, например, в Ижевск приезжал президент Tele 2 Джерри Калмис. Визит на высшем уровне, а я полностью отвечала за процесс встречи, пребывания в Удмуртии, экскурсии и мероприятия вне официальной программы. О поручениях Одна из наиболее распространенных фраз, сопровождающих просьбы: «Ты же волшебница, ты все можешь!». Например, найти билет на поезд, на который все места уже раскуплены за месяц. Или мобильный телефон другого руководителя, который даже в приемной не дают под страхом смертной казни. О характере Если Марат улыбается, значит, все в порядке: заходит в офис, спрашивает как у нас дела, шутит. Если взгляд хмур и просто сказал «Привет» - намечается сложный день. В такие моменты лучше откладывать несрочные вопросы на потом, попросить посетителя зайти через полчаса. Рабочие же вопросы решаем в любом случае - вне зависимости от настроения. |
|
Наталья Лузина, референт приемной первого заместителя председателя Государственного Совета Удмуртской Республики Светланы Кривилевой. В приемную Светланы Кривилевой попала по официальному конкурсу, до этого работала в Министерстве социальной защиты Удмуртской Республики. О работе Должность моего руководителя подразумевает большой объем контактов и обработки документации: материалы к заседаниям сессии, президиумов, постоянной комиссии Государственного Совета УР по здравоохранению, демографической и семейной политике, прием по личным вопросам и многое другое. Но работоспособность руководителя все сложное моментально делает простым. На работу я хожу с радостью! О поручениях Объем работы приучил меня к тому, что все приходится делать одновременно, нет первоочередного и второстепенного. А из рутинного: бывает сложно в кратчайший срок узнать контактные телефоны необходимых людей и обеспечить общение с ними руководителя, или быстро перенести из приемной в зал заседаний 12 толстых папок с документами и пару десятков бутылок минеральной воды. О характере Такого начальника я бы пожелала каждому! Никогда плохое настроение Светлана Петровна не приносит на работу, она всегда открытый, доброжелательный и деловой человек. В этом ключе работать проще, мне не нужно делить дни на «хорошие и плохие настроения» руководителя. |
|
Александра Башкирова, помощник руководителя ресторанного холдинга «Фуд-Сервис» (сети Coffe Black, «Солод и Хмель», KFC, клуб «Кино» и др.) Константина Котова. Работала в холдинге менеджером одного из ресторанных заведений, с этой должности пригласили в офис руководителя. О работе Работа интересная и сложная. Компания активно развивается, поэтому, мне нужно знать все обо всем, быть в курсе дел не только руководителя, но и холдинга в целом. О поручениях Константин Юрьевич всегда четко определяет задачи и намечает пути их исполнения. Поэтому в тупик его просьбы никогда меня не ставили. И, главное, я не боюсь, если с чем-то не могу справиться, просить у него помощи. Он всегда подскажет, как поступить правильно. О характере Константин Юрьевич - сдержанный руководитель, его внутренние эмоции никогда не выплескиваются наружу. Можно лишь уловить настрой. Например, сегодня заметно хмурится, значит, что-то идет не так. А в другой день, наоборот, видно, что настроение хорошее, значит, удача и хороший результат в работе. |
|
Анастасия Маслова, помощник директора модельного агентства MD Model Management Марины Дегтяревой. В агентство пришла по приглашению руководителя, Марина Дегтярева нашла резюме Анастасии на одном из сайтов по поиску работы. О работе Со стороны кажется, что модельный бизнес - это такая высокая-высокая мода, показы, глянцевые журналы и прочее. Но на деле это рутина: административные вопросы по школе моделей, контакты с заказчиками, подготовка портфолио моделей для работы в столице и за границей и многое другое. О поручениях Например, Марина поручает найти модель для презентации или съемки всего за час-полтора. И ты должна в голове держать некий список дел около полусотни наших девушек, чтобы понимать - вот эта занята, эта на учебе, а вот эта за 10 минут соберется и будет на месте вовремя. О характере По одному звонку и тому, как руководитель отвечает тебе - сразу ясно, стоит ли задавать вопрос сейчас. Я уже выучила интонации и манеру речи начальника, и если слышу специфические нотки, понимаю - сейчас Марина занята. И, кстати, обычно, получается так, что к моменту, когда нужно перезвонить, я уже сама все придумала и решила. |
|
Юлия Перескокова, офис-менеджер приемной директора медиагруппы «Центр» Анастасии Власовой. Прошла конкурс из нескольких десятков кандидаток на должность. Как выяснилось позже, будущему руководителю понравилась настойчивость и ответственность Юлии. Она единственная из всех претендентов прошла простой внутренний тест: нашла в офисе нужного человека и взяла у него необходимые бумаги. О работе На предыдущем месте работы в коллективе было всего шесть человек, я откровенно скучала. Мне нужны движение и суета вокруг, масса задач, которые необходимо решить. О поручениях Последнее сложное поручение - составить декларацию в налоговую службу по заданию руководителя. При этом я раньше никогда не занималась налоговыми вопросами. Прочитала необходимую литературу, съездила в налоговую консультацию, научилась пользоваться компьютерной программой. И успешно сдала все документы! О характере Мы настолько сработались, что я понимаю нюансы настроения на лету. Даже трудно выделить, по каким именно признакам. Когда хорошее настроение, Анастасия Сергеевна улыбается, заметно, что «день удался». Если же не в настроении, сразу погружается в дела. Понятно, что в такие дни посетителей со второстепенными вопросами я стараюсь останавливать на полпути. |
Занеси в календарь
Когда поздравлять секретарей?
День профессиональных административных работников (англ. Administrative Professionals Day) отмечается по всей планете ежегодно, в среду последней полной недели апреля. Впервые праздник стали отмечать в США в 1952 году.